Giới thiệu

Tại IDP, chúng tôi hiểu rằng quyền riêng tư rất quan trọng với bạn. Chúng tôi cam kết đáp ứng các kỳ vọng của bạn và tuân thủ mọi quy định pháp luật hiện hành về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm cả thông tin nhạy cảm của bạn (nếu có).

Thông báo này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng và chia sẻ thông tin của bạn khi bạn tương tác với IDP và sử dụng các Dịch vụ thiết yếu cho Sinh Viên (Student Essential Services) của IDP.

Chúng tôi là ai

IDP là một tổ chức quốc tế uy tín, hoạt động trên phạm vi toàn cầu với hơn 50 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ tư vấn du học và tổ chức kỳ thi IELTS trên khắp thế giới. Việc thu thập thông tin cá nhân sẽ giúp chúng tôi cá nhân hóa trải nghiệm và đảm bảo bạn nhận được sự hỗ trợ phù hợp nhất. Trong tài liệu này, các thuật ngữ “chúng tôi”, “IDP”, hoặc “của chúng tôi” được sử dụng một cách thống nhất để chỉ Tập đoàn IDP, bao gồm các đơn vị quan trọng như IELTS Australia và IDP Connect Limited.

Bạn có thể tìm hiểu về Chính sách Quyền riêng tư của Tập đoàn IDP tại đây: IDP Privacy policy | IDP Education 

Thông tin chúng tôi thu thập

Để hỗ trợ toàn diện cho sinh viên quốc tế trong suốt quá trình du học, IDP cung cấp các dịch vụ bổ trợ thiết yếu từ các đối tác đáng tin cậy, được gọi chung là Student Essentials. Các dịch vụ tiện ích này bao gồm: Bảo hiểm Y tế cho Sinh viên quốc tế (OHSC), hỗ trợ tìm kiếm và sắp xếp chỗ ở phù hợp, đường dây hỗ trợ khẩn cấp 24/7, giới thiệu dịch vụ giám hộ uy tín, hỗ trợ xin visa nhanh chóng, và các khóa đào tạo kỹ năng nghề nghiệp hữu ích.

Chúng tôi không thu thập thông tin cá nhân và thông tin nhạy cảm trừ khi những thông tin đó thực sự cần thiết cho các chức năng hoặc hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Đối với mọi thông tin nhạy cảm, chúng tôi cam kết sẽ luôn có sự đồng ý của bạn trước khi thu thập. 

Khi bạn làm việc với IDP, bạn cần xác thực danh tính của mình để chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ phù hợp. Vì vậy, chúng tôi không chấp nhận việc sử dụng tên giả hoặc danh tính ẩn danh trong các giao dịch chính thức.

Cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn

Chúng tôi cam kết chỉ xử lý dữ liệu cá nhân khi có đầy đủ cơ sở pháp lý. Phương thức xử lý dữ liệu của bạn sẽ linh hoạt tùy thuộc vào mục đích thu thập ban đầu. Đôi khi, chúng tôi có thể có nhiều hơn một căn cứ pháp lý để thực hiện việc xử lý dữ liệu đó.

Sự đồng ý: của bạn là căn cứ để IDP xử lý dữ liệu cá nhân, chẳng hạn như khi chúng tôi sử dụng dữ liệu đó cho các hoạt động Tiếp thị. Bạn có thể rút lại sự đồng ý này vào bất cứ lúc nào thông qua các thông tin liên lạc trực tiếp mà chúng tôi gửi cho bạn hoặc gửi email đến privacyofficer@idp.com

Hợp đồng: IDP xử lý dữ liệu cá nhân cần thiết để thực hiện các cam kết trong hợp đồng khi bạn sử dụng dịch vụ của IDP. Điều này bao gồm, nhưng không giới hạn ở, việc giới thiệu bạn đến các nhà cung cấp dịch vụ đối tác, trả lời các câu hỏi của bạn và quản lý hành chính liên quan.

Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý: Trong một số tình huống nhất định, chúng tôi có thể cần xử lý dữ liệu cá nhân của bạn để tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc quy định, chẳng hạn như quy định thuế, hoặc để trả lời các yêu cầu hợp pháp từ các cơ quan chính phủ.

Lợi ích hợp pháp của IDP: Chúng tôi có thể xử lý dữ liệu cá nhân của bạn khi cần thiết cho các lợi ích hợp pháp của chúng tôi, với điều kiện những lợi ích đó không bị ảnh hưởng bởi quyền và lợi ích của bạn. Điều này có thể bao gồm việc cải thiện dịch vụ hoặc đảm bảo an ninh hệ thống của chúng tôi.

Bảng dưới đây minh họa dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập tùy thuộc vào Dịch vụ hoặc Sản phẩm thiết yếu cho Sinh viên mà bạn sử dụng, kèm theo cơ sở pháp lý áp dụng cho từng trường hợp.

Tại sao chúng tôi thu thập thông tin của bạn?

Việc thu thập thông tin cá nhân của bạn cho phép chúng tôi:

• Cung cấp đầy đủ thông tin bạn đã chọn cho đơn vị bảo hiểm OHSC để hoàn tất thủ tục bảo hiểm y tế.

• Chia sẻ thông tin cần thiết với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để sắp xếp chỗ ở phù hợp cho bạn

• Liên hệ với tổ chức hoặc cơ quan giám hộ của bạn ở nước ngoài để đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết.

• Xử lý yêu cầu liên hệ và cung cấp hỗ trợ khi bạn gọi đến đường dây nóng 24/7.

• Gửi thông tin cần thiết đến Bộ Di trú Úc (DHA) để hỗ trợ quá trình gia hạn visa hoặc xin visa phụ huynh.

• Trao đổi thông tin với các trường học hoặc tổ chức tại Úc để hỗ trợ các hoạt động như thăm quan, đào tạo kỹ năng nghề nghiệp hoặc sắp xếp thực tập.

• Chúng tôi có thể dùng thông tin liên hệ của bạn để gửi các bản tin, thông tin cập nhật và tài liệu quảng cáo. Tuy nhiên, bạn luôn có quyền từ chối nhận các thông báo này bất cứ lúc nào bạn muốn.

• Khi có sự cho phép của bạn, chúng tôi có thể chia sẻ thông tin của bạn với các đối tác thứ ba. Điều này giúp họ cung cấp các dịch vụ chính hoặc giới thiệu thêm những dịch vụ và ưu đãi hấp dẫn khác đến bạn.

• Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác theo nhu cầu cụ thể của bạn.

Chúng tôi có chia sẻ thông tin của bạn không?

Chúng tôi cam kết dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được tiết lộ một cách tôn trọng quyền riêng tư và hoàn toàn tuân thủ các yêu cầu của các quy định quyền riêng tư hiện hành. Chúng tôi có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với những đối tượng sau:

A. Đối tác bên thứ ba

Chúng tôi chia sẻ dữ liệu cá nhân của bạn với các đối tác bên thứ ba của mình khi có sự đồng ý của bạn, hoặc để hoàn tất các giao dịch hay cung cấp sản phẩm/dịch vụ mà bạn đã yêu cầu hoặc ủy quyền. Chúng tôi chỉ sử dụng hoặc tiết lộ thông tin của bạn cho các mục đích khác khi có sự đồng ý của bạn, hoặc khi bạn có thể hợp lý mong đợi chúng tôi làm như vậy, hoặc theo yêu cầu của pháp luật.

Chúng tôi sẽ giới thiệu bạn với các đối tác bên thứ ba theo một trong hai cách sau:

• Chúng tôi cung cấp thông tin để bạn có thể liên hệ trực tiếp hoặc đăng ký dịch vụ hoặc sản phẩm của họ.

• Thông qua việc tích hợp trên trang web của chúng tôi, trực tiếp chia sẻ dữ liệu của bạn được IDP thu thập với đối tác bên thứ ba cho dịch vụ hoặc sản phẩm/sản phẩm mà bạn quan tâm.

B. Cơ quan Chính phủ hoặc Quy định:

Chúng tôi cũng có thể tiết lộ dữ liệu cá nhân của bạn nếu được luật pháp yêu cầu hoặc để bảo vệ quyền và sự an toàn của chúng tôi.

Chúng tôi lưu trữ dữ liệu của bạn trong bao lâu?

IDP hướng đến việc xây dựng một cộng đồng sinh viên quốc tế gắn kết, nơi sự kết nối không chỉ dừng lại ở quá trình học tập mà còn vươn xa đến sự nghiệp trong tương lai. IDP mong muốn duy trì liên lạc với bạn trong dài hạn, nếu bạn vẫn muốn nhận thông tin từ chúng tôi. Tuy nhiên, chúng tôi cam kết chỉ lưu trữ thông tin của bạn trong khoảng thời gian cần thiết cho mục đích ban đầu mà bạn đã cung cấp.

Với vai trò là người hướng dẫn, IDP sẽ lưu giữ thông tin cá nhân của bạn trong tối đa 7 năm sau khi bạn bắt đầu học hoặc sau lần tương tác cuối cùng với chúng tôi. Điều này đảm bảo chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong suốt quá trình, trừ khi có yêu cầu pháp lý hoặc quy định đặc biệt đòi hỏi thời gian lưu giữ lâu hơn.

Chúng tôi có chuyển dữ liệu cá nhân của bạn ra quốc tế không?

Các đối tác cung cấp dịch vụ thiết yếu cho sinh viên mà chúng tôi kết nối bạn thường có trụ sở tại quốc gia bạn sẽ đến học. Vì vậy, dữ liệu cá nhân của bạn sẽ được chuyển đến các bên nhận tại nước ngoài, tùy thuộc vào dịch vụ bạn chọn sử dụng.

Một phần hệ thống CNTT và dữ liệu của IDP được lưu trữ trên máy chủ đặt tại các quốc gia ngoài Úc hoặc quốc gia nơi bạn đã tương tác với chúng tôi. Trong quá trình hoạt động, chúng tôi có thể chuyển thông tin của bạn đến một trong các máy chủ toàn cầu của mình như một phần hoạt động kinh doanh. 

IDP có thể lưu trữ hoặc chuyển dữ liệu thu thập được đến các quốc gia sau đây (ngoài quốc gia cư trú của bạn):

• Úc

• Vương quốc Anh

• Ấn Độ

• Singapore

• Hồng Kông

• UAE

Tất cả dữ liệu được lưu trữ và truy cập chỉ khi cần thiết để cung cấp dịch vụ cho bạn.

Khi chúng tôi chuyển dữ liệu đến các máy chủ ở nước ngoài, dữ liệu này luôn được bảo vệ bởi các điều khoản sử dụng và biện pháp bảo mật chống truy cập trái phép.

Thông tin được tiết lộ cho những người nhận ở nước ngoài bao gồm bất kỳ thông tin nào bạn đã cung cấp cho chúng tôi để cung cấp các dịch vụ liên quan. Bằng cách chấp nhận các dịch vụ từ chúng tôi, bạn đồng ý cho chúng tôi cung cấp thông tin cá nhân của bạn cho người nhận ở nước ngoài có liên quan như đã đề cập ở trên. IDP luôn đảm bảo thực hiện các biện pháp bảo vệ phù hợp trong quá trình chuyển giao thông tin cá nhân của bạn.

Quyền lợi của bạn là gì?

1. Truy cập và Thông tin: Bạn có quyền yêu cầu truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi đang lưu giữ về bạn.

• Bạn có quyền truy cập và sửa đổi thông tin cá nhân của mình. Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ.

2. Quyền chỉnh sửa: Bạn có thể yêu cầu chúng tôi sửa bất kỳ thông tin cá nhân nếu thông tin cá nhân của bạn có thay đổi, hoặc bạn tin rằng thông tin mà chúng tôi lưu giữ là không chính xác

3. Quyền xóa bỏ: Bạn có thể yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình, tuy nhiên, việc này sẽ phụ thuộc vào các nghĩa vụ pháp lý cụ thể mà chúng tôi phải tuân thủ.

4. Quyền hạn chế xử lý dữ liệu: Bạn có quyền yêu cầu hạn chế việc xử lý thông tin cá nhân của mình cho một số mục đích nhất định, chẳng hạn như tiếp thị trực tiếp

• Quyền từ chối nhận thông tin: Bạn có thể từ chối nhận các thông tin liên lạc quảng cáo từ chúng tôi bất cứ lúc nào bằng cách làm theo hướng dẫn trong các thông tin liên lạc đó hoặc liên hệ với nhân viên bảo mật của IDP dưới đây.

5. Quyền chuyển đổi dữ liệu: Nếu bạn đã cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi với sự đồng ý rõ ràng hoặc trong phạm vi hợp đồng đã ký, bạn có quyền yêu cầu cung cấp dữ liệu đó dưới định dạng có thể đọc được bằng máy, trong trường hợp bạn muốn chuyển sang một đơn vị quản lý dữ liệu khác.

6. Quyền rút lại sự đồng ý: Đối với các hoạt động xử lý mà chúng tôi yêu cầu sự đồng ý từ bạn, bạn có quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào bằng cách:

Chúng tôi bảo vệ dữ liệu của bạn như thế nào?

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân khỏi các rủi ro như sự xâm phạm, mất mát, truy cập trái phép, sử dụng sai mục đích, sửa đổi hoặc tiết lộ trái phép, và các hình thức lạm dụng khác.

Các biện pháp cụ thể bao gồm:

• Duy trì các biện pháp bảo mật dựa trên công nghệ máy tính, con người và quy trình, ví dụ như tường lửa (firewalls), cấu hình bảo mật mạng, mã hóa dữ liệu, sử dụng mật khẩu và các biện pháp phù hợp khác khi lưu trữ dữ liệu ở dạng điện tử

• Cập nhật thường xuyên hệ thống bảo mật và cấu hình để phòng ngừa các hành vi độc hại (malicious activities)

• Giới hạn quyền truy cập dữ liệu chỉ đối với những nhân sự cần thiết để thực hiện công việc

• Đào tạo và yêu cầu tất cả nhân viên tuân thủ chính sách bảo mật. Việc bảo mật thông tin cá nhân là điều kiện bắt buộc trong hợp đồng lao động

Làm sao để tôi biết Thông báo Quyền riêng tư này được cập nhật

Phiên bản chính sách này được công bố vào tháng 6 năm 2025. Trong tương lai, chúng tôi có thể cập nhật chính sách quyền riêng tư để phản ánh những thay đổi về quy định pháp luật hoặc cách chúng tôi hoạt động. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi quan trọng nào bằng cách đăng thông báo mới trên trang web của chúng tôi hoặc thông qua các kênh liên lạc khác.

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về Chính sách quyền riêng tư của chúng tôi, vui lòng liên hệ với Nhân viên IDP Privacy để biết thêm thông tin chi tiết.

Bạn có thể liên hệ với chúng tôi như thế nào?

Mọi yêu cầu về quyền truy cập, điều chỉnh thông tin cá nhân hoặc các quyền khác liên quan đến quyền riêng tư được liệt kê ở trên, vui lòng gửi về:

• IDP Privacy Officer: privacyofficer@idp.com

Văn phòng quyền riêng tư

IDP Education Limited 

Melbourne Quarter 

Tầng 10, 697 Collins St, 

Docklands, Victoria 3008, AUSTRALIA 

Chúng tôi sẽ phản hồi bạn trong thời gian phù hợp.

Bạn có thể nộp đơn khiếu nại không?

Nếu bạn tin rằng quyền riêng tư của mình bị xâm phạm, bạn có thể nộp đơn khiếu nại lên cơ quan giám sát có thẩm quyền theo luật bảo vệ dữ liệu hiện hành.